Vedtekter for Solvang kolonihager

Vedtatt på konstituerende årsmøte 23. mai 2019.

§1.  Formål

Foreningen Solvang kolonihager har ansvar for å ivareta medlemsforeningenes felles anliggender, deres interesser og forpliktelser, slik årsmøtet og årsmøtene i medlemsforeningene fastsetter.

Foreningen Solvang kolonihager er en selveiende og en frittstående juridisk person med upersonlig og begrenset ansvar for gjeld. Foreningen skal være registrert i Enhetsregisteret.

§2.  Medlemskap

De fem selvstendige kolonihageforeningene på Solvang, kalt avdelinger, kan bli medlemmer i foreningen. De må være tilknyttet Oslo krets av Norsk kolonihageforbund og medlem av Norsk Kolonihageforbund.

Ved innmelding overfører avdelingene myndighet over saker omtalt i §3 til foreningen.

Foreningen er ikke selv tilsluttet Norsk kolonihageforbund eller Oslo krets av Norsk kolonihage­forbund, men vil arbeide for de oppgaver som er Norsk kolonihageforbunds formål. Videre skal foreningen arbeide i samsvar med kolonihageforbundet og Oslokretsens vedtekter og beslutninger.

§3.  Virkeområde

Foreningen har fem virkeområder:

  1. Felles byggeforskrifter og ordensregler for Solvang kolonihager.
  2. Foreningen eier det felles strømnettet på Solvang og er ansvarlig for vedlikehold, regulering, innkreving fra medlemsorganisasjonene og kontakt med overordnede organer.
  3. Foreningen krever inn kommunale avgifter som vann, kloakk og festeavgift fra medlemsorganisasjonene og betaler dette til kommunen.
  4. Foreningen er avtalepart for festeavtale m.v. med Oslo kommune og Oslo krets av Norsk kolonihage­forbund.
  5. Fremme økt samarbeid og informasjonsutveksling mellom medlemsforeningene.

Virkeområdene kan utvides eller endres ved ⅔ vedtak i årsmøtet. Dersom vedtaket medfører at myndighet overføres fra avdelingene til foreningen, må årsmøtene i alle medlemsforeningene vedta det samme for at utvidelsen skal være gyldig.

§4.  Årsmøte

Årsmøtet er foreningen Solvang kolonihagers høyeste myndighet og er ansvarlig for avdelingenes felles anliggende. Årsmøtet gir mandat til fellesstyret som forbereder årsmøtene, ivaretar hagenes felles forpliktelser og iverksetter tiltak slik årsmøtet beslutter. Årsmøtet avholdes hvert år innen utgangen av mai.

Hver avdeling velger én representant pr. 25. påbegynte parsell*. Avdelingenes årsmøte skal velge representantene, minst halvparten skal sitte i avdelingsstyret. Avdelingsstyret kan supplere/erstatte representanter ved behov.

* Antall parseller i avdelingene per 2019 gir følgende fordeling av representanter til årsmøtet: Avdeling 1 har 5 repr., avdeling 2 har 6 repr., avdeling 3 har 7 repr., avdeling 4 har 4 repr. og avdeling 5 har 2 repr. Til sammen 24 representanter, det vil si at felles årsmøte er beslutningsdyktig når minst 12 representanter møter.

Innkalling

Fellesstyret kunngjør felles årsmøte med skriftlig varsel til avdelings­styrene senest tre måneder før årsmøtet. Kunngjøringen skal inneholde tidsfrister for forslag til endring av byggeforskrifter (minst 2 måneder før årsmøtet) og andre forslag (minst 1 måned før årsmøtet).

Dagsorden og saksdokumenter sendes avdelingsstyrene for videresending til representantene senest to uker før årsmøtet. Kun saker oppført på dagsorden kan behandles på årsmøtet.

Forslag om endring i byggeforskrifter

Fellesstyret, avdelingsstyrene og avdelingsårsmøtene kan fremme forslag om endringer i bygge­forskriftene. Forslag skal være konkret utformet og skriftlig begrunnet. Fellesstyret skal sende ut samlet oversikt over forslag til endring av byggeforskriftene til avdelingene senest seks uker før årsmøtet. Fellesstyret skal videre innhente eventuelle rådgivende uttalelser om endringene, disse sendes senest ut sammen med de ordinære årsmøtepapirene senest to uker før årsmøtet.

Andre forslag

Andre forslag som ønskes behandlet på årsmøtet kan fremmes av fellesstyret, avdelings­styrene, avdelingsårsmøtene og de valgte representantene til årsmøtet. Forslag skal være konkret utformet og skriftlig begrunnet.

Dagsorden

  1. Åpning og konstituering
  2. Valg av dirigent(er), referent(er), tellekorps og to til å undertegne protokollen
  3. Fellesstyrets årsmelding
  4. Årsregnskap med revisors beretning
  5. Innkomne forslag
  6. Budsjett
  7. Fastsettelse av honorarer
  8. Valg av fellesstyre, forretningsfører og revisor

Votering

Alle vedtak avgjøres med alminnelig flertall, med unntak av oppløsningsvedtak eller endringer av disse vedtektene. Ved stemmelikhet har leder av fellesstyret dobbeltstemme. Årsmøtet er beslutningsdyktig når minst halvparten av representantene er til stede. Avdelingene kan stille med vararepresentanter utpekt av avdelingsstyret. Det er ikke tillatt å møte med fullmakt.

Ekstraordinært årsmøte

Det skal avholdes ekstraordinært årsmøte når fellesstyret finner det nødvendig, eller når to avdelingsstyrer sammen sender inn skriftlig krav om det, vedlagt de saker som ønskes behandlet. Ekstraordinært årsmøte kan bare behandle de saker som er årsak til innkallingen. Frister for utsendelse av dokumenter og krav til utforming av forslag er som for ordinært årsmøte. Ekstraordinært årsmøte skal kunngjøres senest én måned før møtet.

§5.  Fellesstyret for Solvang kolonihager

Fellesstyret er styre for foreningen. Det skal bidra til samarbeid og samhold mellom avdelingene i Solvang kolonihager. Fellesstyrets formål er å ivareta hagenes felles anliggende, deres interesser og forpliktelser, slik årsmøtet og disse vedtektene fastsetter. Fellesstyret skal representere avdelingene overfor leverandører, offentlige myndigheter og i andre sammenhenger som angår Solvang som fellesskap. Fellesstyret har ikke myndighet ut over områdene nevnt i §3.

Medlemmer

Styret velges av årsmøtet og består av fem styremedlemmer og fem varamedlemmer. Det skal bestå av ett medlem og ett varamedlem fra hver avdeling. Medlemmene velges etter innstilling fra avdelingene, og de skal sitte i styret for avdelingen. Alle valg er for to år. Skulle et styremedlem tre ut av sitt avdelingsstyre i periode, skal varamedlemmet ta over, med mindre denne også er trådt ut av avdelingsstyret; i så fall fortsetter medlemmet fram til neste årsmøte. I tillegg velges en forretnings­fører etter innstilling fra fellesstyret, forretningsfører skal normalt møte på fellesstyremøtene.

Styreleder skal velges særskilt. Fellesstyret konstituerer seg ellers med de nødvendige funksjoner. Fellesstyret er beslutningsdyktig når tre av medlemmene er til stede. Fellesstyret skal føre referat fra møtene, disse skal distribueres til avdelingene og kretsen fortløpende.

§6.  Kontingent og fordeling av utgifter

Avdelingene betaler en årlig kontingent basert på de utgifter foreningen har til drift og vedlikehold, samt til eventuelt vedlikeholdsfond. Kontingenten fordeles likt etter antall parseller per avdeling. Jordavgift og vann­avgift fordeles etter samme prinsipp.

Strøm fordeles etter to prinsipper: 1. Forbruk per parsell, 2. Vedlikeholdsutgifter og svinn fordeles likt etter antall parseller.

§7.  Oppløsning

Oppløsning kan behandles på både ordinært og ekstraordinært felles årsmøte. Forslag om oppløsning, med begrunnelse, skal sendes til medlemsforeningene senest seks uker før årsmøtet. Sakspapirene skal inneholde forslag om hvordan foreningen Solvang kolonihagers aktiva og passiva skal fordeles mellom de fem medlemsforeningene; med mindre særskilte forhold taler for det, skal dette fordeles likt etter antall parseller**. Vedtak om oppløsning er gyldig dersom ⅔ av de frammøtte stemmer for det.

** Antall parseller i avdelingene per 2018 gir følgende fordeling av aktiva ved oppløsning: Avdeling 1s andel 20,6% (113/549), avdeling 2s andel 25,7% (141/549), avdeling 3s andel 27,9 (153/549), avdeling 4s andel 17,7% (97/549), avdeling 5s andel 8,2% (45/549)

§8.  Endring av vedtektene

Endringer av disse vedtektene krever ⅔ flertall av de frammøtte på årsmøtet. Endring av § 3 kan kreve godkjenning fra årsmøtene i avdelingene for å være gyldig, se egne bestemmelser i § 3. Fotnotene er ikke en del av vedtektene og kan revideres av fellesstyret.