Forskrifter for Solvang kolonihager

Forskriftene ble vedtatt 22.10.2003, og ble revidert på felles årsmøter i 2007, 2011, 2017 og 2018.

§1.  Formål og virksomhet

Solvang kolonihager består av fem selvstendige kolonihageforeninger i Oslo, alle tilsluttet Oslo krets av Norsk kolonihageforbund. De fem kolonihageforeningene, kalt avdelinger, har en del felles infrastruktur og regelverk.

Samarbeidsutvalget for Solvang kolonihager (SU) har ansvar for å ivareta de fem kolonihage­foreningenes felles anliggender, interesser og forpliktelser, slik felles årsmøte fastsetter. Samarbeidsutvalget er juridisk eier av felles infrastruktur etter vedtak i felles årsmøte.

§2.  Medlemskap

Solvang kolonihagers fem avdelinger er selvstendige kolonihageforeninger med egne årsmøter og styrer, hver direkte tilknyttet Oslo krets av Norsk kolonihageforbund. Hver avdeling er forpliktet til å delta i Samarbeidsutvalget (SU).

§3.  Felles årsmøte

Felles årsmøte er høyeste myndighet for kolonihageforeningenes felles anliggende. Årsmøtet fastsetter hva som til enhver tid ansees som felles anliggende. Årsmøtet gir videre mandat til Samarbeidsutvalget som forbereder årsmøtene, ivaretar hagenes felles forpliktelser og iverksetter tiltak slik årsmøtet beslutter. Årsmøtet avholdes hvert år innen utgangen av mai.

Hver avdeling velger én representant pr. 25. påbegynte parsell* som møter til felles årsmøte. Avdelingenes årsmøte skal velge representantene, minst halvparten skal sitte i avdelingsstyret. Avdelingsstyret kan supplere/erstatte representanter ved behov.

Innkalling

SU kunngjør felles årsmøte med skriftlig varsel til avdelings­styrene innen utgangen av februar. Kunngjøringen skal inneholde tidsfrister for forslag til endring av byggeforskrifter (minst 2 måneder før felles årsmøte) og andre forslag (minst 1 måned før felles årsmøte).

Dagsorden og saksdokumenter sendes avdelingsstyrene for videresending til representantene senest to uker før årsmøtet. Kun saker oppført på dagsorden kan behandles på årsmøtet.

Forslag om endring i byggeforskrifter

Samarbeidsutvalget, avdelingsstyrene og avdelingsårsmøtene kan fremme forslag om endringer i byggeforskriftene. Forslag skal være konkret utformet og skriftlig begrunnet. Samarbeidsutvalget skal sende ut samlet oversikt over forslag til endring av byggeforskriftene til avdelingene senest seks uker før årsmøtet. Samarbeidsutvalget skal videre innhente eventuelle rådgivende uttalelser om endringene, disse sendes senest ut sammen med de ordinære årsmøtepapirene senest to uker før årsmøtet.

Andre forslag

Andre forslag som ønskes behandlet på årsmøtet kan fremmes av samarbeidsutvalget, avdelings­styrene, avdelingsårsmøtene og representantene til felles årsmøte. Forslag skal være konkret utformet og skriftlig begrunnet.

Dagsorden

  1. Åpning og konstituering
  2. Valg av dirigent(er), referent(er), tellekorps og to til å undertegne protokollen
  3. Samarbeidsutvalgets årsmelding
  4. Årsregnskap med revisors beretning
  5. Innkomne forslag
  6. Fastsettelse av honorarer
  7. Budsjett
  8. Valg av to revisorer, samt godkjenning av regnskapsfører

Votering

Alle vedtak avgjøres med alminnelig flertall, med unntak av endringer av disse forskriftene. Ved stemmelikhet har leder av SU dobbeltstemme. Felles årsmøte er beslutningsdyktig når minst halvparten av representantene er til stede.

Avdelingene kan stille med vararepresentanter utpekt av avdelingsstyret. Det er ikke tillatt å møte med fullmakt.

Ekstraordinært felles årsmøte

Det skal avholdes ekstraordinært årsmøte når samarbeidsutvalget finner det nødvendig, eller når to avdelingsstyrer sammen sender inn skriftlig krav om det, vedlagt de saker som ønskes behandlet. Ekstraordinært felles årsmøte kan bare behandle de saker som er årsak til innkallingen. Frister for bekjentgjøring, utsendelse av dokumenter og krav til utforming av forslag er som for ordinært felles årsmøte.

§4.  Samarbeidsutvalget for Solvang kolonihager

Samarbeidsutvalget (SU) skal bidra til samarbeid og samhold mellom avdelingene i Solvang kolonihager. SUs formål er å ivareta hagenes felles anliggende, deres interesser og forpliktelser, slik felles årsmøte fastsetter. SU skal representere avdelingene i det interne samarbeidet på Solvang, og overfor leverandører, offentlige myndigheter og i andre sammenhenger som angår Solvang som fellesskap.

Medlemmer

SUs medlemmer består av ett styremedlem fra hver avdeling. Medlemmet og varamedlem utpekes av eget avdelingsstyre for to år. Det etterstrebes at representantene i SU sitter i overlappende perioder. Skulle en representant tre ut av sitt avdelingsstyre i løpet av sin periode i SU, utpeker avdelings­styret en ny representant til SU. Avdelingsstyrene kan endre SU-medlem når de ønsker.

SU konstituerer seg selv med de nødvendige funksjoner. SU er beslutningsdyktig når tre av medlemmene er til stede. Vanlige habilitetsregler gjelder ved saksbehandling og avstemninger, jfr. prinsippene i Forvaltningsloven, kap. II, § 6. SU skal føre referat fra møtene, disse skal distribueres til avdelingene og kretsen fortløpende.

Ansvarsområder

Samarbeidsutvalget har ansvar for:

  1. Felles årsmøte: SU forbereder og tilrettelegger felles årsmøter og iverksetter og følger opp vedtak som er fattet på disse.
  2. Daglig drift, aktiva og passiva: SU forvalter fellesskapets aktiva og passiva i tråd med de vedtak som er fattet av felles årsmøtet. SU skal foreslå revisorer for felles årsmøte, engasjere regnskapsfører og utarbeide arbeidsbeskrivelse for disse.
  3. Komiteer og utvalg:SU nedsetter de komiteer og utvalg det finner nødvendig, utarbeider mandat for disse og rapporterer om deres arbeid til felles årsmøte.
  4. Elektrisitet: SU er juridisk eier av det interne strømnettet og har ansvar for vedlikehold. SU har ansvar for å innkreve og betale for forbruket. SU har ansvar for kontakt med overordnede organer inkl. Oslo kommune.
  5. Vann og kloakk: SU har ansvar for å innkreve og betale for forbruket. SU har ansvar for kontakt med overordnede organer inkl. Oslo kommune.
  6. Jordleie: SU har ansvar for å innkreve og betale leien. SU har ansvar for kontakt med overordnede organer inkl. Oslo krets av Norsk kolonihageforbund og Oslo kommune.

Samarbeidsutvalget er rådgivende organ for avdelingsstyrene, f.eks. i saker som gjelder:

  • Veinett, belysning, porter, gjerder, vann og avløp.
  • Tolking av byggeforskrifter og ordensregler

SU skal fremme samarbeidet mellom avdelingene, for eksempel ved felles aktivitetskalender, nedsetting av komiteer og utvalg på tvers av avdelingene, å ta initiativ til at valgte avdelings­komiteer møtes (for eksempel byggekomiteer og ordenskomiteer) og utveksling av erfaringer mellom avdelinger.

§5.  Kontingent og fordeling av utgifter

Avdelingene betaler en årlig kontingent basert på de utgifter Samarbeidsutvalget har til drift og vedlikehold, kontingenten fordeles likt etter antall parseller per avdeling. Jordavgift og vann­avgift fordeles etter samme prinsipp.

Strøm fordeles etter to prinsipper: 1. Forbruk per parsell, 2. Vedlikeholdsutgifter og svinn fordeles likt etter antall parseller.

Avdelingene betaler a konto 4 ganger i året, avregning skjer etter godkjennelse av regnskapet i felles årsmøte.

§6.  Endring av forskriftene

Endringer av disse forskriftene krever ⅔ flertall av de frammøtte på felles årsmøte. Fotnotene er ikke en del av forskriftene og kan revideres av SU.


Fotnote

* Antall parseller i avdelingene per 2018 gir følgende fordeling av representanter til felles årsmøte: Avdeling 1 har 5 representanter, avdeling 2 har 6 representanter, avdeling 3 har 7 representanter, avdeling 4 har 4 representanter og avdeling 5 har 2 representanter. Til sammen 24 representanter, det vil si at felles årsmøte er beslutningsdyktig når minst 12 representanter møter.