Forskrifter for Solvang kolonihager

Godkjent på representantskapets årsmøte 22.10.2003, revidert 2007, 2011 og 2017.

Forskrifter for Solvang Kolonihager

  • 1. Formål

Samarbeidsutvalget (SU) skal bidra til samarbeid og samhold mellom avdelingene i Solvang kolonihager . Sus formål er å ivareta hagens interesser innen definerte samarbeidsområder, se vedlegg I; Definisjon av samarbeidssaker for Solvang kolonihager. Utvalget skal representere avdelingene internt på Solvang, og overfor offentlige myndigheter og andre interessenter som angår Solvang som fellesskap. Det skal påse at bestemmelser og beslutninger fattet av felles årsmøte blir overholdt av de tilsluttede foreninger.

  • 2. Medlemskap

Solvang kolonihagers fem avdelinger er selvstendige kolonihageforeninger med egne årsmøter og styrer, hvert direkte underlagt Oslo krets av Norsk kolonihageforbund.

  • 3. Felles årsmøte

Felles årsmøte er høyeste myndighet for kolonihageforeningenes felles anliggende, slik som felles bygningsmasse, festekontrakt mv. Årsmøtet fastsetter hva som til enhver tid ansees som felles anliggende. Årsmøtet gir videre mandat til SU som forbereder årsmøtene, ivaretar hagenes felles forpliktelser og iverksetter tiltak slik årsmøtet beslutter. Årsmøtet avholdes hvert år innen utgangen av mai.

Hver avdeling er forpliktet til å delta i Samarbeidsutvalget (SU) med ett styremedlem utpekt av avdelingsstyret. Ingen av Solvangs avdelinger kan melde seg ut av SU. Hver avdeling velger én representant pr. 25. påbegynte medlem som møter til felles årsmøte og andre fellesmøter. Av avdelingens representanter til felles årsmøte skal minst halvparten sitte i avdelingsstyret og være utpekt derfra, de øvrige utpekes slik avdelingens årsmøte beslutter.

Innkalling

SU kunngjør felles årsmøte med fire ukers skriftlig varsel til avdelingsstyrene som videresender innkallingen til de enkelte representanter. Forslag som ønskes behandlet på årsmøtet kan fremmes av samarbeidsutvalget, avdelingsstyrene og representantene til felles årsmøte. Forslag må være SU i hende senest tre uker før årsmøtet og de må være konkret utformet og skriftlig begrunnet. Dagsorden og saksdokumenter sendes avdelingsstyrene for videresending til representantene senest én uke før årsmøtet. Kun saker oppført på dagsorden kan behandles på årsmøtet.

Dagsorden

  • Åpning og konstituering
  • Valg av dirigent(er), referent(er), tellekorps og to til å undertegne protokollen.
  • Samarbeidsutvalgets årsberetning
  • Årsregnskap med revisors beretning
  • Innkomne forslag
  • Budsjett
  • Fastsettelse av honorarer
  • Valg av to revisorer, samt godkjenning av regnskapsfører

Votering

Alle vedtak, med unntak av endringer av forskriftene, avgjøres med alminnelig flertall, også endringer i SUs arbeidsområder. Felles årsmøte er beslutningsdyktig når minst 2/3 av representantene er til stede.

Avdelingene kan stille med vararepresentanter utpekt av avdelingsstyret. Det er ikke tillatt å møte med fullmakt.

Ekstraordinært felles årsmøte

Det skal avholdes ekstraordinært årsmøte når samarbeidsutvalget finner det nødvendig, eller når to avdelingsstyrer sammen sender inn skriftlig krav om det, vedlagt de saker som ønskes behandlet. Ekstraordinært felles årsmøte kan bare behandle de saker som er årsak til innkallingen. Frister for bekjentgjøring, utsendelse av dokumenter og krav til utforming av forslag er som for ordinært felles årsmøte.

  • 4. Samarbeidsutvalget

Samarbeidsutvalget skal bidra til samarbeid og samhold mellom avdelingene i Solvang kolonihager. SUs formål er å ivareta hagens felles anliggende, dens interesser og forpliktelser, slik felles årsmøte fastsetter. SU skal representere avdelingene i det interne samarbeidet på Solvang, og overfor leverandører, offentlige myndigheter og i andre sammenhenger som angår Solvang som fellesskap. SU skal iverksette og følge opp beslutninger fattet av felles årsmøte.

Samarbeidsutvalgets medlemmer består av ett styremedlem fra hver avdeling. Medlemmet utpekes av eget avdelingsstyre for to år. Det etterstrebes at representantene i SU sitter i overlappende perioder. Skulle en representant tre ut av sitt avdelingsstyre i løpet av sin periode i SU, utpeker avdelingsstyret en ny representant til SU. SU konstituerer seg selv med de nødvendige funksjoner.

  • 5. Samarbeidsutvalgets arbeid

SU forbereder og tilrettelegger felles årsmøter og iverksetter og følger opp de vedtak som er fattet på disse. SU er beslutningsdyktig når tre av medlemmene er til stede.

SU forvalter fellesskapets aktiva og passiva i tråd med de vedtak som er fattet av felles årsmøtet.

Det skal foreslå revisorer og engasjere regnskapsfører og utarbeide arbeidsbeskrivelse for disse.

Samarbeidsutvalget nedsetter de komiteer og utvalg det finner nødvendig, utarbeider mandat for disse og rapporterer om deres arbeid til felles årsmøte.

Vanlige habilitetsregler gjelder ved saksbehandling og avstemninger, jfr. prinsippene i Forvaltningsloven, Kap. II, § 6.

  • 6. Kontingent og fordeling av utgifter

Avdelingene betaler en årlig kontingent basert på de utgifter Samarbeidsutvalget har til drift og vedlikehold, kontingenten fordeles på antall parseller pr avdeling. Jordavgift og Vannavgift fordeles etter samme prinsipp.

Strøm fordeles etter to prinsipper,

  1. Forbruk pr medlem
  2. Vedlikeholdsutgiftene og svinn fordeles på antall parseller.

Avdelingene betaler a konto 4 x i året, avregning skjer etter godkjennelse av regnskapet i Felles årsmøte.

  • Endringer i forskriftene for Solvang kolonihager Endringer av disse forskrifter krever 2/3 flertall på felles årsmøte.

 

 

Vedlegg:

 

Forvaltningsloven

 

Kapittel II. Om ugildhet.

  • (habilitetskrav).

En offentlig tjenestemann er ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak

  1. når han selv er part i saken
  2. når han er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken
  3. når han er eller har vært gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part
  4. når han er verge eller fullmektig for en part i saken eller har vært verge eller fullmektig for en part etter at saken begynte
  5. når han leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for, et selskap som er part i saken og ikke helt ut eies av stat eller kommune, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken.

Likeså er han ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part.

Er den overordnede tjenestemann ugild, kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av en direkte underordnet tjenestemann i samme forvaltningsorgan.

Ugildhetsreglene får ikke anvendelse dersom det er åpenbart at tjenestemannens tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke hans standpunkt og verken offentlige eller private interesser tilsier at han viker sete.

Rekkevidden av annet og fjerde ledd kan fastlegges nærmere ved forskrifter som gis av Kongen.

Endret ved lover 19 juni 1969 nr. 54, 27 mai 1977 nr. 40.

 

 

Vedlegg I

Su’s arbeidsområder omfatter

Vann/kloakk

SUs mandat:

–Ansvar for å innkreve og betale for forbruket

–Ansvar for kontakt med overordende organer inkl. Oslo kommune

Elektrisitet

SUs mandat:

–Ansvar for å innkreve og betale for forbruket

–Ansvar for kontakt med overordende organer inkl. Oslo kommune

Jordleie

SUs mandat:

–Ansvar for å innkreve og betale leien

–Ansvar for kontakt med overordende organer inkl. Oslo krets av Norsk Kolonihageforbund

Veinett, belysning og fellesarealer

SUs mandat:

–Være rådgivende organ

Felles eiendom

SUs mandat:

–Inneha forvaltningsansvar i henhold til de vedtak felles årsmøte fatter

Felles forskrifter og regler

Byggeforskrifter

SUs mandat:

–Fremme felles tolkning av byggeforskriftene på alle avdelinger i hht,

  • 9.6 i Vedtekter for parsellhage- og kolonihageforeninger tilsluttet NKHF.

Ordensregler

SUs mandat:

–Fremme felles forståelse av ordensregler slik disse er fastsatt i

  • § 9.3 og 9.5 i Vedtekter for parsellhage- og kolonihageforeninger tilsluttet NKHF.

Ens taksering

SUs mandat:

–Påse at alle kan få uhildet takstmann uavhengig av avdelingstilhørighet.

Fremme samarbeid mellom hagene

F.eks:

Felles aktivitetskalender

Nedsetting av komiteer og utvalg på tvers av avdelingene

Ta initiativ til at valgte avdelingskomiteer møtes; for eksempel byggekomiteer, ordenskomiteer og lignende.

Utveksling av erfaringer mellom avdelinger