Felles årsmøte har vedtatt å erstatte SU / Felles årsmøte med foreningen Solvang kolonihager.
Solvang består av fem selvstendige kolonihager, som hver og en er medlem av Norsk kolonihageforbund og tilsluttet Oslo krets av Norsk kolonihageforbund.
Fram til 2003 hadde Solvang et eget fellesstyret og et representantskap. De fem avdelingene var underlagt fellesstyret og representantskapet. I 2003 ble fellesstyret og representantskapet erstattet av samarbeidsutvalget og felles årsmøte.
SU må være en registrert organisasjon
Brønnøysundregistrene har ikke villet registrere SU eller felles årsmøte som en egen organisasjon. Organisasjonsstrukturen på Solvang er unik, og passer ikke inn i vanlig organisasjonsjus. Dette har ført til at SU ikke har hatt eget organisasjonsnummer, til tross for at SU har ansvar for drift av et stort strømnett, innkreving av offentlige avgifter og har millionomsetning. Det er svært upraktisk å ikke ha et eget organisasjonsnummer.
I 2018 ble det vedtatt nye forskrifter for Solvang kolonihager, i håp om at Brønnøysundregistrene da ville gi oss et organisasjonsnummer. Det skjedde ikke: De mente fortsatt at organisasjonsstrukturen på Solvang ikke passer inn i vanlig regelverk for organisasjoner.
SU har derfor bedt om bistand fra «kolonihageadvokat» Henrik Jensen i Advokatfirmaet Legalis til å utarbeide vedtekter som er i samsvar med vanlig organisasjonsregler og som kan aksepteres av Brønnøysundregistrene. Dette fører til at vi må opprette en ny organisasjon, foreningen Solvang kolonihager.
Felles årsmøte vedtok 23. mai 2019 enstemmig forslaget om å avvikle SU / Felles årsmøte. Samme dato ble det avholdt stiftelsesmøte for den nye foreningen.
Få konsekvenser av endret organisasjonsform
Den nye foreningen Solvang kolonihager får nøyaktig samme ansvarsområder som SU og felles årsmøte har hatt til nå:
- Fastsetting av felles byggeforskrifter og ordensregler.
- Drift og vedlikehold av strømnettet
- Innkreving av kommunale avgifter
- Avtalepart for festekontrakt med kommunen (sammen med kretsen)
- Fremme samarbeid mellom de fem avdelingene
Endring av organisasjonsform vil altså ikke føre til noen endringer i hvem som har ansvar for hva.
Den eneste litt større endringen er valg av styre. SU består i dag av ett styremedlem i hver avdeling, valg av styret i avdelingen. Det nye styret for foreningen Solvang kolonihager må velges av årsmøtet (felles årsmøte), etter forslag fra hver avdeling. I praksis vil ikke dette ha noen særlige konsekvenser.
Den nye foreningen vil ikke være tilsluttet verken kolonihageforbundet eller kretsen, men vil være et samarbeidsorgan på Solvang. Foreningen vil minne om fellesstyret blant kolonihagene i Stavanger.
Opprettet i mai, innmelding til høsten
Det ble avholdt konstituerende møte for foreningen rett etter Felles årsmøte 23. mai 2019. Det sittende SU ble valgt til styre for foreningen, slik at det skal være enkelt å håndtere overgangsfasen mens begge organer eksisterer. Felles årsmøte vedtok også å overføre alle aktiva til den nye foreningen.
Hver avdeling må vedta å melde seg inn i foreningen. Dette må skje på årsmøte i avdelingene (med vanlig flertall). Det vil si at avdelingene kan melde seg inn i løpet av høsten 2019.
Dersom en avdeling velger å ikke melde seg inn må denne avdelingen overta eget strømnett. Dette innebærer å kjøpe strømnettet, betale for å splitte nettet slik at det kun dekker én avdeling, samt overta hele ansvaret for drift og vedlikehold. Kommunale avgifter byggeforskriftene må fremdeles håndteres samlet.
Vedtak som må fattes i hver avdeling
Felles årsmøte fattet enstemmig følgende vedtak:
Samarbeidsutvalget for Solvang kolonihager og Felles årsmøte for Solvang kolonihager skal avvikles og erstattes av foreningen Solvang kolonihager. Samarbeidsutvalget / det nye styret får fullmakt til å gjennomføre opprettingen av den nye foreningen samt avvikle Samarbeidsutvalget. Samarbeidsutvalgets aktiva og passiva (inkludert strømnett og bankkonti) overføres til foreningen og skal benyttes til samme formål som det samarbeidsutvalget har hatt. Fra dags dato er samarbeidsutvalget og styret for foreningen Solvang kolonihager det samme. Avtaler og forpliktelser som er inngått av samarbeidsutvalget overføres til foreningen.
Felles årsmøte ber hvert avdelingsårsmøte om å fatte følgende vedtak innen 20. oktober 2019: Solvang kolonihager, avdeling X er i dag tilsluttet Felles årsmøte for Solvang kolonihager og har en representant i Samarbeidsutvalget for Solvang kolonihager. Felles årsmøte og Samarbeidsutvalget skal avvikles. Solvang kolonihager avdeling X melder seg inn i foreningen Solvang kolonihager fra dags dato.